Mange bedrifter har samme reisebyråavtale i veldig mange år – ofte uten jevnlig gjennomgang eller oppfølging. Kommentarer som «den ruller og går», «vet ikke hvem som har ansvaret», «vi får en rapport i året» og «usikker, tror vi også har ny kontaktperson» er helt typisk. Jeg anbefaler alle bedrifter å benytte et reisebyrå, men samtidig bør avtalen følges opp som andre leverandøravtaler.
For det første er det viktig å ha riktig byråløsningen for din bedrift. Reisebyråene har ulike løsninger og er i tillegg geografisk ulikt utspredt som kan ha noe å si for hvilket byrå din bedrift bør samarbeide med.
For eksempel om:
- Dere har tilstedeværelse i flere land
- Reisemønsteret er globalt versus begrenset til Norden
- De ansatte jobber på skip/offshore og f.eks. i fast rotasjon
- Har krevende reiseruter og beredskap er avgjørende
- Onlineløsningen må tilby konkrete valg/muligheter for deres ansatte
For det andre bør dere se avtalen som et samarbeidsdokument hvor dere jobber sammen for å optimalisere og effektivisere deres jobbreiser, f.eks. innen økonomi, sikkerhet, sømløse reiser, miljø eller enklere reiseadministrasjon.
Avklar hva samarbeidet skal inneholde og sett klare mål:
- Øke kjøp av reiser online
- Velge miljøsmarte reisealternativer
- Styre til leverandører dere har rabattavtaler med
- Bestille fly og hotell i samme prosess
- Øke fokus på å bestille reiser tidligere
- Legge møter/arrangement til leverandører dere har avtale med
- Implementere månedsfakturering av alle reiser
Er dere en bedrift med omfattende reisemønster kan det være naturlig å se videre på andre elementer som å:
- Knytte reisekonto til bedriftens regnskapssystem
- Definere strategisk riktige leverandører
- Skreddersøm av reisepolicy
- Kvartalsvis oppfølging for å sikre resultater
Er dere en bedrift med omfattende reisemønster kan det være naturlig å se videre på andre elementer som å:
- Knytte reisekonto til bedriftens regnskapssystem
- Definere strategisk riktige leverandører
- Skreddersøm av reisepolicy
- Kvartalsvis oppfølging for å sikre resultater
Uansett, utfordre gjerne reisebyrået på hvordan de kan bidra til at din bedrift administrerer deres jobbreiser på en bedre og mer effektiv måte!
For det tredje bør avtalens betingelser gjennomgås jevnlig for å sikre at avtalen er konkurransedyktig og at samarbeidet fungerer.
- Når vi målene vi har satt sammen?
- Er prisene for tjenestene vi benytter mest på «rett» nivå?
- Benytter vi alt vi betaler for og har vi riktig priskonsept for vårt behov?
- Passer dagens byråløsning fortsatt vårt behov eller har teknologi og vårt reisemønster endret seg slik at vi bør vurdere en annen aktør?
Ta en gjennomgang av reisebyråavtalen deres, og dersom din bedrift ikke benytter et reisebyrå – er det trolig på tide å vurdere nettopp det.
Ønsker du råd på veien, noen å sparre med eller vil at noen andre skal gjøre dette for din bedrift? Ta kontakt med Traveldealer!